New Work
Erfolgsfaktor Fokuszeit: Lasst das Gehirn endlich arbeiten!
Biorhythmus, digitaler Stress, Multitasking: All das beeinflusst unsere Leistungsfähigkeit. Was Arbeitgeber für mehr Tiefgang und Fokus in ihrem Unternehmen tun können.
Hätte Albert Einstein die Relativitätstheorie erfunden, wenn er sich alle zehn Minuten von einer WhatsApp-Nachricht ablenken hätte lassen? Wohl kaum. Zwischen 1912 und 1915 arbeitete er angeblich so obsessiv an seinem Projekt, dass sein Haar weiß wurde. Einstein war damals Mitte dreißig. Sein Zeitgenosse und Landsmann C.G. Jung, Begründer der analytischen Psychologie, wiederum sperrte sich vormittags im Büro seines Steinhauses bei St. Gallen ein, um zwei Stunden konzentriert zu schreiben. Danach pflegte er zu meditieren oder einen Spaziergang zu machen.
Die Kunst, sich länger in eine einzige Aufgabe zu vertiefen, unterscheidet künftig die Erfolgreichen von den Nicht-Erfolgreichen.
Filmemacher Woody Allen tippte seine Drehbücher von 1969 bis 2013 auf einer alten Schreibmaschine, die nur dann ein leises „Pling“ von sich gab, wenn er ein Zeilenende erreicht hatte. Und „Harry Potter“-Autorin J. K. Rowling verweigerte während ihrer Schaffensphasen sämtliche Spielarten von Social Media komplett. Sie alle wussten: Um geistige und kreative Arbeit zu leisten, ist Fokus das Maß aller Dinge. Und Ablenkung Gift.
Das beschreibt der US-amerikanische Informatikwissenschaftler Cal Newport in seinem Sachbuch „Deep Work“ aus dem Jahr 2016 (Deutsch: „Konzentriert arbeiten“), das wie ein Heilsbringer für das digitale Zeitalter daherkommt. Er sagt: Die Kunst, sich länger in eine einzige Aufgabe zu vertiefen, unterscheidet künftig die Erfolgreichen von den Nicht-Erfolgreichen. Je intensiver der Fokus auf eine Sache gelegt wird, desto höher ist die Qualität des Ergebnisses.
Mythos Multitasking
Gestern hat die Autorin dieser Zeilen versucht, ebendiese zu schreiben, nebenbei Mails zu checken und die eine oder andere WhatsApp-Nachricht zu beantworten, während die Coworker rundherum leidenschaftlich diskutieren. Tja, weit ist sie nicht gekommen. Heute also: Tür zu, Smartphone lautlos, Outlook runtergefahren und los geht’s!
Weniger ist mehr – speziell bei verschiedenen To-Dos zur selben Zeit
© Adobe Stock
Es ist ein Paradoxon der neuen Arbeitswelt: Wir versuchen, alles gleichzeitig zu tun, um produktiver zu sein und unsere To Do’s möglichst rasch vom Tisch zu haben – und stehen am Ende des Tages dennoch oft nur genervt vor der Tatsache, dass wir wieder Mal nicht geschafft haben, was wir uns vorgenommen hatten.
„Ich kann Multitasking“, das behaupten viele – gerade auch Führungskräfte. In Krisenzeiten ein Segen, im Arbeitsalltag jedoch eher ein Fluch. Und, wie Cal Newport offenlegt, sehr oft auch eine Inszenierung, um zu beweisen: Ich bin immer beschäftigt, ich leiste ständig etwas, ich bin dazu fähig. Laut Hirnforschung ist Multitasking allerdings gar keine Fähigkeit, sondern nur eine Sequenzierung permanenter Ablenkungsmanöver.
Wir sind in diesem Modus gar nicht mehr fähig, mal nichts zu tun. Das zeigt auch eine Studie des Wiener Neurobiologen Bernd Hufnagl, die er seit 2004 regelmäßig durchführt. Die Studienteilnehmer haben die Aufgabe, fünf Minuten lang aus dem Fenster zu schauen – und nichts zu tun. Ganz ohne Smartphone. Dabei werden die Reaktionen ihres Nervensystems gemessen. Das Ergebnis im Jahr 2004: „70 Prozent der Teilnehmer konnten während der fünf Minuten nicht entspannen.
Neurobiologe Bernd Hufnagl ist sich sicher: Smartphones sorgen für Stress.
© Christian Postl
Schlimmer noch, sie zeigten erhöhte Stressreaktionen und wurden immer unentspannter“, berichtet Hufnagl. Aber es kam freilich noch dicker. „Bei der Messung im Jahr 2019 waren es bereits 95 Prozent“. Hufnagls Fazit: Smartphones haben unser Stresslevel definitiv erhöht.
Permanente Ablenkung und digitaler Stress
In der Wissensarbeit, sprich im Büro, werden wir laut einer Studie der University of California im Schnitt alle elf Minuten unterbrochen: von aufpoppenden Mails, Nachrichten auf WhatsApp oder Slack, von spontanen Online-Meetings und Kundenanrufen. Die Crux an der Sache: Wir benötigen satte 23 Minuten, um wieder in die Aufgabe reinzufinden. Unterm Strich bedeutet das: Wirklich in einer Sache drin sind wir statistisch gesehen so gut wie nie.
Die Forschung zeigt zudem, dass permanente Ablenkung quasi „süchtig“ macht – eben nach permanenter Ablenkung. Mit jedem Like auf LinkedIn, jeder Nachricht und jeder Mail wird das Belohnungszentrum im Gehirn (das genau genommen gar kein abgestecktes Zentrum ist, sondern das Zusammenspiel verschiedener Areale) schon im Voraus aktiviert. „Eigentlich ist es die Belohnungserwartung, die uns meist unbewusst steuert“, sagt Vera Starker. Das sei fatal, denn „im Wissenszeitalter ist das Gehirn unser Motor, unser größtes Kapital.“
Wirtschaftspsychologin Vera Starker
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Wir müssen die Wertschöpfung in den Unternehmen umorganisieren, damit die Menschen innovativer und kreativer sein können.
Die Wirtschaftspsychologin und Gründerin von The Focused Company mit Sitz in Berlin hilft Unternehmen dabei, für mehr Fokus, Konzentration und Effizienz in ihren Arbeitsweisen zu sorgen. Ihr Credo: „Wir müssen die Wertschöpfung in den Unternehmen umorganisieren, damit die Menschen innovativer und kreativer sein können.“ Denn das Problem in der heutigen dynamischen Arbeitswelt, allen voran in der Wissens- und Kreativarbeit, ist: Selbst wenn wir sämtliche privaten Ablenkungen ausschalten, müssen wir während eines Arbeitstages zwischen diversen Meetings, Projekten und Aufgaben switchen.
Unsere Aufmerksamkeit switcht jedoch deutlich langsamer. Während wir schon im nächsten Meeting sitzen, ist unser Gehirn noch mit dem Bericht beschäftigt, den wir unterbrechen mussten. Wirtschaftsforscherin Sophie Leroy fand in Experimenten heraus, dass diese Aufmerksamkeitsverzögerung („attention residue“) zu einem eklatanten Leistungsabfall bei der neuen Aufgabe führt, weil wir mental noch in der letzten feststecken.
Fokuszeit für gehirngerechtes Arbeiten
Dem will Vera Starker entgegenwirken. Mit ihrem „The Focused Company“ (TFC)-Framework identifiziert sie in gemeinsamen Workshops mit der Geschäftsführung die größten Energie- und Konzentrationsräuber im Unternehmen und führt neue Arbeitsweisen für mehr Fokus und Effizienz ein. Das TFC-Modell beruht auf neuroergonomischen Prinzipien, die Vera Starker in Kooperation mit dem deutschen Neurowissenschaftler Volker Busch entwickelt hat. Dazu gehört auch die Fokuszeit, die Autor Cal Newport mit „Deep Work“ bezeichnet: Geblockte Zeit im Kalender, in der man nur eine Sache macht. Ganz ohne Ablenkung.
Die Digitalisierung kann helfen, indem man monotone Aufgaben an Bots und Künstliche Intelligenz delegiert.
Vera Starker ist überzeugt, dass die kollektive Produktivitätssteigerung durch mehr Fokus und digitale Entstressung auch neue Arbeitszeitmodelle salonfähig machen wird: „Damit ist es möglich, Fünf-Stunden-Tage und Vier-Tage-Wochen gegenzufinanzieren.“ Die Digitalisierung kann hier helfen, indem man monotone Aufgaben an Bots und Künstliche Intelligenz delegiert. Laut der globalen Studie „2021 Automation and the Future of Work“ von Kryon Systems fühlen sich 96 Prozent der Befragten nämlich weniger produktiv, weil sie Aufgaben erledigen müssen, die auch automatisiert werden könnten. Jeder Dritte gab an, er benötige mindestens den halben Arbeitstag für solche Aufgaben.
Auf der Biorhythmus-Welle
Bestimmt wird die individuelle Konzentrationsfähigkeit allerdings nicht nur vom Außen. Auch der individuelle Biorhythmus des Menschen entscheidet mit den Hormonen Cortisol und Melatonin über die Produktivitätsphasen des Tages. Die Chronobiologie unterscheidet verschiedene „Chronotypen“ (Anm.: chronos aus dem Altgriechischen = Zeit). Cortisol aktiviert Körper und Geist, Melatonin sorgt für Regeneration des Körpers und die Einschlafphasen. In den Aufstiegs- und Hochphasen, in denen der Cortisolspiegel ansteigt, sind Energielevel und Konzentrationsfähigkeit am höchsten – meist ist das laut Forschung am Vormittag der Fall. „Das zeigen auch all unsere Kunden, die Fokuszeit pendelt sich zwischen zehn und zwölf Uhr ein“, bestätigt Vera Starker (siehe Best Practices unten).
Pausen und Entspannung
Wenn der individuelle Biorhythmus von dem der Kollegen abweicht, lässt er sich etwas beeinflussen – mit geänderten Gewohnheiten und äußeren Bedingungen. So haben Studien herausgefunden, dass Tageslicht im Gegensatz zu künstlichem die Konzentration fördert. Auch die Ernährung spielt eine Rolle. Und Arbeitspausen sollten echte Auszeiten sein. Statt private Mails, Nachrichten oder den Tinderstatus zu checken, bringen Bewegung, Nichtstun und der Blick in den Himmel wieder frischen Wind in die grauen Zellen.
Durchgetaktete Arbeitstage mit vielen unterschiedlichen Projekten und Meetings sorgen dagegen für ein chronisch hohes Stresslevel – die Ursache für viele Krankheiten. Ist der Cortisolspiegel über den ganzen Tag verteilt hoch, ist die Nebennierenrinde (wo Cortisol produziert wird) zu stark belastet. „Der Natur des Menschen würde es entsprechen, für abwechselnde An- und Entspannung zu sorgen“, betont Vera Starker. „Ein mittleres Erregungsniveau sorgt für beste Produktivität“. Denn was viele nicht wissen: Im Gehirn sitzen die Willenskraft und die Konzentrationsfähigkeit salopp gesagt im selben Areal.
Zu viel (Arbeits-)Stress macht nachweislich krank.
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Ein mittleres Erregungsniveau sorgt für beste Produktivität.
Werden wir ständig abgelenkt, benötigen wir entsprechend viel Energie, um uns zu konzentrieren. Diese Willenskraft ist laut Vera Starker irgendwann aufgebraucht und dann wollen wir sie von außen zuführen. Wir alle kennen das: Wir greifen zur Schokolade, um uns mit einem Zuckerschub zu pushen, zur Zigarette oder zum angeblich entspannenden Feierabendbier zuviel.
Apropos Feierabend: Echte Entspannungs-Killer sind Smartphone und Laptop vor der Schlafenszeit. Das blaue Licht hemmt die Melatoninproduktion in der Zirbeldrüse, wir bleiben im Stressmodus und entwickeln Schlafstörungen. Ein abendliches Handyverbot kann also für ruhige Nächte sorgen – das Gehirn braucht diese Regenerationsphasen gerade an stressigen Tagen. Oder wir halten es gleich mit Albert Einstein: Der große Denker war nämlich ein passionierter Mittagsschläfer.
Fokuszeit bei Klenk & Hoursch
Seit CEO Daniel J. Hanke die Fokuszeit nach dem TFC-Modell bei der Kommunikationsberatung Klenk & Hoursch eingeführt hat, ist für die rund 60 Mitarbeiter an den drei Standorten München, Hamburg und Frankfurt vieles anders. Von zehn bis zwölf Uhr wird es bei Klenk & Hoursch mucksmäuschenstill. Keine Ablenkungen, keine Anrufe, keine Meetings – auch nicht mit Kunden. Nur eine Teamassistenz pro Standort nimmt in dieser Zeit Anrufe entgegen. Dieser Zeitrahmen ist am Biorhythmus der meisten Mitarbeiter orientiert – denn vormittags ist die Konzentrationsfähigkeit im Schnitt am höchsten.
Der Effekt: „Die Mitarbeiter schaffen mehr in kürzerer Zeit, können auch mal eine Stunde früher Feierabend machen, erleben sich selbstwirksam und sind dadurch zufriedener“, sagt Hanke, der auch seine eigene Wochenarbeitszeit als Geschäftsführer innerhalb von sechs Monaten von 50 auf 45 Stunden reduziert hat. „Das ist ein unglaubliches Gefühl: Ich habe täglich eine Stunde mehr Zeit für anderes und gleichzeitig habe ich am Ende des Arbeitstages mehr geschafft“, erzählt er. „Mit zwei Stunden Fokuszeit schafft man so viel, dass man auch mal eine Stunde früher Feierabend machen kann."
CEO Daniel J. Hanke schwört auf die Fokuszeit nach dem TFC-Modell.
© Knut Wörner
Für die Agentur war die Einführung der Fokuszeit ein großer Kulturwandel. „Die Menschen bei uns haben einen hohen Qualitätsanspruch, sind selbst gewählten Druck und Geschwindigkeit gewöhnt. Einige ältere Führungskräfte haben sich anfangs gefragt, ob man als Dienstleister tatsächlich jeden Tag zwei Stunden nicht erreichbar sein darf. Als Berater hält man sich ja oft für unersetzlich“, erzählt Hanke.
Die eingespielten Muster der Mitarbeiter zu durchbrechen sei daher nicht einfach gewesen. „Die bisher gewohnte Arbeitsweise unserer Leute war ja an ein inneres Belohnungssystem mit gewissen Hormonausstößen gekoppelt“, so Hanke. Die Workshops mit Vera Starkers „The Focused Company“-Ansatz halfen laut dem CEO dabei, den Mitarbeitern klar zu machen, wie Körper und Gehirn in Sachen Produktivität funktionieren – und wie eben nicht. So waren sie auch offener, Neues auszuprobieren. „Jeder hat seinen eigenen Weg gefunden. Manche sperren ihr Smartphone weg, andere meditieren, um in die Fokuszeit hineinzufinden.“
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Das Unternehmen unterstützt die Mitarbeiter dabei – sogar mit selbstgeschriebenen Meditationen. Aktuell arbeitet das Unternehmen daran, Meetings effizienter zu gestalten: mit klarer Agenda, Moderation und kürzeren Zeiten. Und die Fokuszeit wird definitiv beibehalten. Nach der Testphase hätten einige Mitarbeiter sogar scherzhaft gemeint: „Wenn du uns die Fokuszeit wieder wegnimmst, kündige ich!“, erzählt der Agenturchef. Die Kunden hätten Verständnis gezeigt: „Das Ziel war ja, durch höhere Konzentration die Qualität unserer Kreativarbeit weiter zu steigern“, so Hanke.
Arbeiten nach der inneren Uhr bei Rekuno
Jeder Mensch hat seine innere Uhr, die seine Leistungsfähigkeit über den Tag verteilt beeinflusst. Populärwissenschaftlich spricht man bei diesen Chronotypen meist von den beiden gegensätzlichsten Polen, zwischen denen es natürlich Abstufungen gibt: Die „Lerche“ startet frühmorgens voller Energie in den Tag, wird aber abends früh müde, „Eulen“ hingegen kommen erst vormittags in die Gänge und werden in den Abendstunden richtig produktiv.
Zu letzteren gehört der Wiener Serial Entrepreneur Stefan Zangerle. Der CEO des Digital Recruiting Anbieters Rekuno arbeitet komplett nach seinem eigenen Biorhythmus. Schon bei seinem früheren Arbeitgeber konnte er sich die Zeit flexibel einteilen, „aber ich hatte doch einige Termine in der Früh, bei denen ich dabei sein musste“, erzählt er. Seit seiner Selbstständigkeit hat er seine Arbeitszeiten an seinen Biorhythmus angepasst: Seinen Tag beginnt er zwischen zehn und elf Uhr und arbeitet dann intensiv von 12 bis 18 Uhr.
CEO Stefan Zangerle arbeitet komplett nach seinem eigenen Biorhythmus.
© Rudolf Schmied
Nach dem gemeinsamen Abend mit seiner Freundin arbeitet er ab Mitternacht meist weitere zwei bis drei Stunden. Für ihn hat sein spezieller Arbeitstag einen großen Vorteil: „Ich bin viel produktiver, weil ich von Minute Eins weg hellwach bin und nicht eine gewisse Zeit brauche, bis ich mal in die Gänge komme. Bei der Abendsession gibt es zudem eine unglaubliche Ruhe – ohne Ablenkungen von außen. Das ist wirkliche Fokuszeit, in der immer einiges weitergeht.“
Die Meetings mit Kunden und seinen Gründerkollegen bei Rekuno verlegt er ebenso wie in seinem ersten Immobilien-Startup Flaterio ebenso auf die Nachmittags- und Abendstunden. Auch künftige Mitarbeiter bei Rekuno sollen ihre Arbeitszeiten frei einteilen können und so arbeiten, wie es für sie am besten passt: „Das soll jeder komplett individuell und frei entscheiden.“ Rekuno soll eine remote Company ganz ohne physischem Büro und mit meetingfreien Morgenstunden bleiben.
